Règlement intérieur et statuts
Le règlement intérieur du fonds Aliénor- CHU de Poitiers a pour objectif de fixer avec précision les modalités d’organisation et de fonctionnement de ce fonds dans le respect de ses statuts.
En conséquence, le conseil d’administration du fonds, conformément à l’article 8 des statuts, propose le présent règlement intérieur.
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le fonds de dotation est administré par un conseil d’administration comprenant au minimum trois membres, dont obligatoirement le CHU de Poitiers, fondateur, représenté par son directeur général, membre de droit, qui nomme les autres membres du conseil d’administration pour une durée de trois ans renouvelable une fois, hors mis les membres de droit.
Le fondateur nomme au sein du conseil d’administration un président.
A) Composition
Le conseil d’administration est composé de membres de droit sur titre et de membres nommés par le fondateur.
Sont membres de droit sur titre :
– Le président de la commission médicale d’établissement du CHU de Poitiers
– Le doyen de la faculté de médecine et pharmacie de l’université de Poitiers
– Le vice-président du directoire du CHU de Poitiers en charge de la recherche
– Le directeur de la recherche
-Le directeur de la communication et du mécénat
La nomination ou le renouvellement d’un membre du conseil d’administration est décidé par le fondateur et constaté par les membres du conseil d’administration.
La révocation d’un membre du conseil d’administration, pour tout motif, est prononcée à la majorité absolue des membres du conseil d’administration.
Les administrateurs doivent jouir du plein exercice de leurs droits civils.
B) Rôles et pouvoirs du président, secrétaire et trésorier
Le fondateur choisit au sein du conseil d’administration un président et, le cas échéant, un secrétaire et un trésorier. Les membres du bureau disposent à titre individuel des prérogatives suivantes.
Le président est chargé d’exécuter les décisions du conseil et d’assurer le bon fonctionnement du fonds de dotation. Il représente le fonds de dotation dans tous les actes de la vie civile. Il ordonne les dépenses. Il peut donner délégation.
Le secrétaire supervise la rédaction des procès-verbaux de réunion et la réalisation des formalités déclaratives en préfecture, et de toutes les écritures concernant le fonctionnement du fonds de dotation, à l’exception de celles qui concernent la comptabilité.
Le trésorier est chargé de la gestion financière du fonds de dotation. Il perçoit les recettes, effectue les paiements sous le contrôle du président. Il supervise l’établissement d’une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte au conseil d’administration qui statue sur la gestion. Il peut donner délégation dans les conditions validées par le conseil d’administration.
C) Droits et obligations des administrateurs
Toute information confidentielle reçue par l’un des membres du conseil d’administration et du comité scientifique et opérationnel ou par toute personne impliquée dans le fonctionnement du fonds, ne peut être transmise directement ou indirectement à un tiers sans l’autorisation écrite préalable du président du conseil d’administration.
Le conseil d’administration examine et approuve, selon les modalités qu’il détermine, la diffusion et la publication de tous les documents destinés à être accessibles au public et/ou aux professionnels, relatifs aux activités du fonds et aux projets qu’il soutient.
A l’exclusion de ces documents, toutes les autres informations sont réputées confidentielles.
D) Fonctionnement du conseil d’administration
Le conseil se réunit au moins une fois par an sur convocation du président adressée par tout moyen une semaine au moins avant la date prévue pour la réunion. Il délibère sur les questions mises à l’ordre du jour par le président du fonds.
Les membres du conseil d’administration peuvent en cas d’empêchement à une réunion du conseil d’administration donner leur pouvoir à un autre administrateur. Chaque administrateur ne peut détenir plus d’un pouvoir. L’absence d’un membre du conseil d’administration à plus de deux réunions vaut démission de ce dernier. La démission est constatée par les membres du conseil d’administration après information de l’intéressé et respect du contradictoire.
Les délibérations du conseil sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés.
Il est tenu un procès-verbal des séances, lequel est signé par les membres du bureau.
Toute personne dont l’avis est utile peut être appelée par le président à assister, avec voix consultative aux séances du conseil.
E) Missions et attributions du conseil d’administration
Le conseil d’administration règle, par ses délibérations, les affaires du fonds de dotation, et notamment :
- Il arrête le programme d’actions du fonds de dotation ;
- Il adopte le rapport d’activité qui lui est présenté annuellement ;
- Il vote, sur proposition du président, le budget et ses modifications ;
- Il vote le montant des fonds à reverser au CHU de Poitiers pour participer au financement des projets de recherche et d’innovation qu’il accompagne ;
- Il décide, après avoir sollicité l’étude de la direction de la recherche du CHU de Poitiers, de réévaluer, à la hausse ou à la baisse, le budget d’un projet de recherche et d’innovation, si le conseil d’administration juge nécessaire cette révision ;
- Il reçoit, discute et approuve les comptes de l’exercice clos arrêtés par le président, qui lui sont présentés par le trésorier avec pièces justificatives à l’appui ;
- Il autorise les actes et engagements dépassant le cadre des pouvoirs propres du président ;
- Il peut acquérir tous les immeubles nécessaires à la réalisation de l’objet du fonds de dotation, conférer tous baux et hypothèques sur les immeubles du fonds de dotation, procéder à la vente ou à l’échange desdits immeubles, et accorder toutes garanties et sûretés ;
- Il arrête les grandes lignes d’action de communication et de relations publiques ;
- Il peut déléguer, par écrit, ses pouvoirs et peut à tout instant mettre fin aux dites délégations ;
- Il accepte les donations et les legs et autorise, en dehors de la gestion courante, les acquisition et cessions de biens immobiliers et immobiliers, les marchés, les baux et les contrats de location, la constitution d’hypothèques et les emprunts ainsi que les cautions et garanties accordées au nom du fonds ;
- Il procède à la désignation et au renouvellement du commissaire aux comptes et de son suppléant choisis sur la liste mentionnée à l’article L. 822-1 du Code de commerce ;
- Il adopte le règlement intérieur ;
- Il est tenu informé par le président de tout projet de convention engageant le fonds de dotation et délibère sur les conventions entrant dans le champ de l’article L. 612-5 du Code de commerce ; dans ce cas, il se prononce hors la présence de la personne intéressée.
Le conseil d’administration peut créer un ou plusieurs comités chargés de l’assister dans toutes les actions menées par le fonds de dotation. Leurs attributions, leur organisation et leurs règles de fonctionnement sont fixées par la délibération les instituant.
Les statuts ne pourront être modifiés par le conseil d’administration qu’à l’initiative du fondateur.
Ces modifications sont déclarées sans délai en préfecture du siège social.
La dissolution volontaire du fonds de dotation ne pourra intervenir suivant décision du conseil d’administration qu’avec le consentement du fondateur.
Le conseil d’administration désigne alors un ou plusieurs commissaires qu’il charge de procéder à la liquidation des biens du fonds de dotation et auquel il confère tous les pouvoirs nécessaires pour mener à bien cette mission. Le conseil attribue l’actif net à un ou plusieurs fonds de dotation ou fondations reconnues d’utilité publique intervenant pour des projets similaires. Ces délibérations sont adressées sans délai à la préfecture du siège social.
F) Rémunération des administrateurs
Les fonctions de membre du conseil d’administration et du bureau sont gratuites. Des remboursements de frais sont seuls possibles sur justificatifs, dans les conditions fixées préalablement par le conseil d’administration.
COMITE OPÉRATIONNEL ET SCIENTIFIQUE
A) Ses membres
Il est institué un comité opérationnel et scientifique, composé d’au moins cinq membres permanents nommés et révocables à tout moment par le fondateur. Le comité opérationnel et scientifique du fonds Aliénor est composé de 13 membres.
Le comité opérationnel et scientifique a pour mission l’étude et l’évaluation scientifique des projets de recherche dans le cadre des appels d’offres ou appels à projets faisant l’objet d’un futur financement.
Il peut s’adjoindre, ponctuellement, la présence de spécialistes pour apporter des réponses ou conseils sur des points particuliers.
B) Son organisation
Ses attributions, son organisation et ses règles de fonctionnement sont fixées par le conseil d’administration.
Le comité opérationnel et scientifique opère la sélection des projets et formule une proposition classée de projets à soutenir. Le Conseil d’administration donne toute latitude au comité opérationnel et scientifique pour étudier les dossiers projets, rencontrer ou auditionner les porteurs de projets, préciser les éléments qui lui sembleraient nécessaires à la bonne compréhension du projet.
Il propose un avis consultatif auprès du conseil d’administration pour les projets de recherche à financer.
Le Conseil d’Administration s’appuie de l’avis et des propositions du comité opérationnel et scientifique pour la sélection des projets présentés par le comité.
Le fonds Aliénor soutient des projets pour une durée de 1 à 3 ans.
C) Les conflits d’intérêts
Conformément au statut régissant les agents de la fonction publique ainsi qu’aux textes régissant l’emploi des personnels contractuels, le fonds Aliénor est attentif à ce que les relations des membres du conseil d’administration et du comité opérationnel et scientifique avec les mécènes du fonds de dotation ne les conduisent à méconnaître leurs obligations de discrétion, probité ou neutralité.
Les membres du conseil d’administration et du comité opérationnel et scientifique doivent respecter leur impartialité du choix des projets dans la mise en concurrence préalable aux appels à projets de recherche.
Fait à Poitiers, le 28 septembre 2018
Monsieur Jean-Pierre DEWITTE
Président du Fonds Aliénor – CHU de Poitiers